Należy
Jak najwcześniej prosić rozmówcę o przedstawienie się.
Uśmiechać się przy wybieraniu numeru.
Ustalić cele rozmowy.
Mieć świadomość celu, do którego prowadzi rozmowa.
Zachować kontrolę nad rozmową, zadając pytania.
Robić notatki podczas rozmowy.
Skupić się na rozmowie i pokazać, że słucha się uważnie rozmówcy.
Mówić szczerze.
Używać otwartych pytań, by rozwijać rozmowę.
Używać zamkniętych pytań, by potwierdzać informacje oraz okazywać zrozumienie.
Okazywać entuzjazm.
Okazywać przyjazne nastawienie.
Robić wrażenie osoby energicznej.
Dostosowywać do potrzeb rozmówcy szybkość mówienia, głośność, ton, akcent i pauzy.
Umieć obsługiwać aparat – przełączać, zawieszać połączenie itp.
Odbierać telefon nie później niż po 3–5 dzwonku.
Mówić „proszę” i „dziękuję”.
Podawać informacje w sposób jasny.
Na koniec rozmowy podsumować to, co zostało ustalone.
